Die Komponenten eines EDI-Systems
Die wesentlichen Komponenten eines EDI-Systems sind standardisierte Nachrichten und Inhalte, sowie Kommunikationseinrichtungen und Netzwerke.
Standardisierte Nachrichten und Inhalte
Eine einfache Analogie, die den Bedarf von Nachrichtenstandards illustriert, kann durch die Betrachtung menschlicher Kommunikation und Sprache veranschaulicht werden.
Ein Dolmetscher kann gut zwischen zwei Menschen mit zwei verschiedenen Sprachen vermitteln. Aber was würde passieren, wenn sich die Zahl der Beteiligten plötzlich auf 10 oder 100 erhöhte? Ohne gemeinsame Sprache würde diese Situation bald zum Chaos führen.
Dieser Vergleich zeigt, dass zwar die Interpretation oder bilaterale Umwandlung der Daten zwischen zwei oder mehreren Handelspartnern möglich ist, das Verfahren jedoch schnell an seine Grenzen stößt, wenn sich die Zahl der Handelspartner erhöht.
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Computerkommunikation benötigt ebenfalls eine gemeinsame Sprache, die durch eine standardisierte Syntax und Grammatik für EDI-Nachrichtenstandards festgelegt wird und für die reibungslose Kommunikation entscheidend ist.
Die für die österreichische Konsumgüterbranche relevanten Nachrichtenstandards sind auf GS1 EANCOM® aufgebaut (mehr dazu auch hier).
Kommunikation und Netzwerk
Der Austausch von EDI-Nachrichten kann auf Basis multilateraler Kommunikation oder über eine Clearing-Stelle (EDI- oder B2B-Kommunikationsplattform) erfolgen.
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Bei der multilateralen Kommunikation müssen für jeden einzelnen Geschäftspartner Schnittstellen programmiert, implementiert und verwaltet werden (siehe Abbildung). Das setzt kostenintensives, unternehmensinternes IT-Know-how ebenso wie einen hohen technischen Aufwand für das Unternehmen voraus.
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Durch die Anbindung an eine sogenannte Clearing-Stelle (oder auch EDI-Plattform), ist nur mehr eine Verbindung notwendig, mit der alle Geschäftspartner erreicht werden können. Auch das Zuschalten weiterer Partner kann dadurch ohne großen Aufwand umgesetzt werden (siehe Abbildung).
Vorteile einer Clearing-Stelle (auch EDI-Plattform genannt):
- Jedes Unternehmen benötigt nur eine Schnittstelle (= Clearing-Stelle), um alle Geschäftspartner zu erreichen.
- Jeder Teilnehmer kann die für ihn günstigste Kommunikationsvariante (zum Beispiel Standleitung oder Internetzugang) wählen. Im Gegensatz dazu bedingt die bilaterale Kommunikation, dass beide Partner die gleiche Verbindung und das gleiche Protokoll verwenden.
- Die Kommunikationspartner müssen nicht gleichzeitig mit dem System verbunden sein. In regelmäßigen Abständen werden Nachrichten aus der eigenen Mailbox abgeholt beziehungsweise in den Mailboxen der Kommunikationspartner abgelegt. Gegenüber der multilateralen Lösung ergeben sich dadurch niedrigere Betriebskosten und eine ungleich einfachere Verwaltung bei einer steigenden Zahl von EDI-Partnern.
Um auf die Analogie der Fremdsprachen zurückzukommen: Selbst wenn jedes Mitglied einer Gruppe gleichzeitig dieselbe Sprache spricht, wäre das Ergebnis wieder Chaos. Effiziente Kommunikation benötigt daher eine Struktur, damit es zu einem geordneten Informationstransfer kommt.